Quando iniciamos nosso encontro, nesta coluna, em junho, já mencionávamos o quanto estava se falando sobre biblioteca escolar e agora, em dezembro, me atrevo a dizer que este ano pode ser considerado, realmente, o ano da biblioteca escolar.

2008 foi palco do tantos encontros, congressos, fóruns, palestras, muito se falou, debates foram iniciados, alguns com encaminhamentos, outros ainda não definidos, enfim, o assunto foi biblioteca escolar, tanto na esfera pública quanto na particular. Vale salientar que não foi somente na capital paulista; em cidades do interior e em outros estados também houve mobilização para tratar sobre o tema.

Daí podermos concluir que, cada vez mais, existe a necessidade, premente, de termos bibliotecas nas escolas e que estas sejam, de fato e de direito: consideradas; respeitadas; atuantes; profícuas; operantes; moralizadas; sejam centro dinâmico na e da escola, onde o aluno possa encontrar toda e qualquer informação que necessite para seu desenvolvimento; possam vir a ser o referencial para pais escolherem em qual escola matricular seus filhos; sejam portadora de boas novas, etc, etc. etc.

Por outro lado, nós bibliotecários também precisamos, cada vez mais de: aprimoramento; atualização; mobilização; união; ampliar nossos canais de comunicação; participar e contribuir mais, reclamando e criticando menos; apontar e/ou sugerir saídas para as dificuldades; propor novas estratégias; enfim, existe uma gama de necessidades e soluções que estão aí para serem descobertas e, consequentemente, aproveitadas.

Seguindo a proposta de delinear um quadro que fosse mais próximo do ideal traçado, pela UNESCO, para uma biblioteca escolar, além dos tópicos já tratados em textos anteriores, nos deparamos com a questão do gerenciamento da biblioteca escolar.

São inúmeros os profissionais que não possuem perfil de administrador, ou seja, podem ser ótimos tecnicamente e não saber nada sobre administrar serviços e, o mais importante, administrar pessoas.

Em muitos casos, o bom desempenho de uma biblioteca escolar depende, e muito, da administração de seus serviços, pessoal e projetos.

Assim como a escola, a biblioteca também precisa ter definidas suas estratégias de administração e gerência, para a eficácia e eficiência de seus serviços de informação e formação de seus usuários.

Gerenciar é administrar as dificuldades e problemas do dia-a-dia com método e encontrar novas formas de solução dos mesmos. Gerenciar uma biblioteca escolar é planejar todos os serviços e projetos, trabalhar com estatísticas, registros e relatórios, orçamentos, desenvolver dinâmicas de marketing, para se atingir os objetivos propostos para uma biblioteca escolar e principalmente, que esteja de acordo com as metas da instituição a que pertence.

Para que esse gerenciamento seja executado a contento, de forma coerente e correta, é necessário haver um planejamento estratégico do setor, no caso, a biblioteca escolar. É ele que vai revelar o perfil das necessidades e interesses do público-alvo.

O planejamento é um processo e como tal implica em atividades condicionadas umas às outras, ou seja, é preciso que hajam metas a serem atingidas, caso contrário não há como medir ou avaliar se o serviço ou projeto foi concluído positivamente ou as causas de um insucesso. Aliás, como para tudo na vida é necessário uma meta a seguir, mais ainda numa biblioteca escolar, onde lidamos com crianças e adolescentes, fases em que o significado de colocação de metas é essencial.

Dentre os instrumentos utilizados como formas de controle e avaliação das ações administrativas numa biblioteca, citamos os formulários estatísticos e os relatórios.

As estatísticas permitem ao bibliotecário o acompanhamento diário, mensal ou na periodicidade que desejar, dos serviços em curso na biblioteca, assim como avaliar o desempenho dos funcionários.

Já os relatórios são instrumentos de suma importância para o registro de tudo o que se passa na biblioteca. É o documento básico de análise e avaliação do processo gerencial do setor, sendo também imprescindível na elaboração do planejamento. Baseados nas estatísticas realizadas, os relatórios podem refletir situações em todas as áreas da biblioteca: pessoal, recursos materiais, acervo, usuários, serviços e produtos.

A periodicidade dos relatórios também pode variar de acordo com cada biblioteca ou ainda de acordo com cada instituição, uma vez que a biblioteca escolar deve atuar dentro das normas da instituição a que esteja atrelada. Bem elaborado, poderá ser um riquíssimo banco de dados da biblioteca.

Deve ser bem redigido, claro, ilustrado, direto, objetivo, normalizado, que possa servir até mesmo como propaganda da biblioteca, no momento de uma negociação, para obtenção de novos recursos.

O relatório alicerça, portanto, o trabalho do bibliotecário e é preciso que esteja alinhado com o planejamento de metas anteriormente definido.

Outro componente igualmente relevante no gerenciamento de uma biblioteca é o orçamento. Dele decorre a autonomia do profissional que está à frente da biblioteca e a própria atualização do acervo, assim como o encaminhamento de seus projetos.

Infelizmente são poucas as bibliotecas escolares, mesmo as da rede privada, que possuem autonomia neste item. Na sua maioria é o setor de compras que executa essa função, ou seja, tudo o que é necessário para a biblioteca, precisa passar por esse setor, o que torna mais lenta qualquer aquisição para a biblioteca, pois há de se considerar que o setor de compras é para servir a instituição como um todo e não somente a biblioteca.

O ideal é o bibliotecário aprender a elaborar e administrar o seu próprio orçamento; saber controlar gastos e poder decidir e escolher o que é preciso comprar, priorizando o que deve ser adquirido para a biblioteca. Deve também aprender a fazer cotações; controlar estoques; entender de marcas; descontos; saber avaliar custo/benefício e, acima de tudo, saber negociar.

À primeira vista, tudo isso pode parecer e soar muito complicado e difícil, porém assim que se aprende e entende o funcionamento, se torna uma rotina e esta rotina é amenizada à medida que o bibliotecário se comunique periodicamente com o setor financeiro, que dita as regras para esse orçamento, mesmo porque ele pode ser feito pelo bibliotecário, mas quem o aprova é a diretoria ou o órgão competente para tal.

Muitos bibliotecários que não possuem orçamento próprio, buscam outros caminhos para a captação de recursos, a fim de concretizar os projetos planejados. Uma das saídas para essa captação é a realização de Feira de Livros na escola, com parte da venda sendo revertida, em espécie, para a biblioteca. Tudo porém, precisa de autorização prévia de todos os envolvidos, ou seja, livreiro(s) e direção da escola.

Até a escolha de um software para a automatização do acervo precisa ser bem planejado, estudado, que seja contemplado no orçamento proposto e que ao mesmo tempo, atenda todas as necessidades da biblioteca.

Atualmente, creio que a maioria das bibliotecas escolares existentes já possuem acervo informatizado, com softwares específicos, gratuitos ou não. O importante é sempre estar coerentes com os objetivos inicialmente propostos e rever a organização, como um todo, a fim de se adaptarem às novas tecnologias.

O gerenciamento de uma biblioteca escolar, com os itens acima mencionados, embora seja uma parte que muitos dos profissionais bibliotecários não estejam acostumados, e ainda que trabalhoso, pode vir a fazer a diferença no resultado final de um projeto ou ação cultural levada a cabo na biblioteca. (MB)