Inicialmente, é importante conceituar os termos prospecção e monitoramento informacional. Entende-se por prospecção informacional o método ou técnica que visa a identificação de dados, informação e conhecimento relevantes para a organização. Monitoramento informacional, é o método ou técnica de observação e acompanhamento constante de dados, informação e conhecimento relevantes ao negócio da organização.

A prospecção e o monitoramento informacional são etapas fundamentais do processo de inteligência competitiva (I. C.). Através da prospecção informacional é possível estabelecer um mapa inicial de fontes de informação e conhecimento essenciais ao negócio da organização. O mapeamento de dados, informação e conhecimento, alimenta os diferentes sistemas informacionais existentes na organização, estabelecendo uma dinâmica na entrada dos dados, informação e conhecimento.

Após o mapeamento inicial de dados, informação e conhecimento, tanto internos quanto externos à organização, é necessário realizar a filtragem dessa massa informacional. Essa tarefa exige uma atenção especial, uma vez que trabalha com diferentes níveis informacionais: a) estruturado, aqui entendido como aquele que está necessariamente consolidado/sistematizado em algum tipo de suporte; b) estruturáveis, são produzidos internamente, nos diversos setores da organização, porém sem seleção, tratamento e acesso; c) não-estruturados, são produzidos externamente à organização, porém não estão sistematizados, nem filtrados a partir de qualquer tipo de intervenção, bem como estão sem tratamento de qualquer espécie.

Quando essa etapa é bem realizada, imediatamente percebe-se o resultado na eficiência do sistema de I. C., pois proporciona a entrada de dados, informação e conhecimento relevantes ao negócio. A filtragem bem feita, também contribui para a eficácia dos resultados das pesquisas realizadas no sistema.

A análise e o tratamento das informações filtradas pela prospecção, é a etapa seguinte, exige conhecimento do negócio, conhecimento especializado da área de negócio e conhecimento informacional. Por isso, geralmente essa etapa é realizada por equipes multidisciplinares, que possibilitam uma ação integrada, visando agregar valor aos dados, informação e conhecimento da melhor forma possível.

Essa etapa envolve análise, reflexão, síntese, contexto e mediação(1). Exatamente, por esse motivo, é uma das etapas mais demoradas do processo de I. C., uma vez que as atividades envolvidas são de naturezas complexas e necessitam de recursos de tecnologias de informação.

Agregar valor aos dados, informação e conhecimento, portanto, não é tarefa fácil, exige da equipe uma postura integrada ao ambiente organizacional e, ao mesmo tempo, exige um firme distanciamento do ambiente organizacional, de forma que a equipe não seja contaminada pela 'visão viciada' do negócio.

O monitoramento, etapa posterior à análise e tratamento, requer uma atividade diária quanto ao acompanhamento de dados, informação e conhecimento, nos três níveis informacionais anteriormente citados, de forma que a dinâmica de entrada de dados, informação e conhecimento no processo de I. C. seja contínua.

A avaliação das fontes informacionais prospectadas, deve ser permanente, visando dar qualidade ao processo de I. C., bem como dar subsídios a filtragem dos dados, informação e conhecimento relevantes ao sistema informacional da organização.

As equipes de I. C., conscientes de que a atividade de prospecção e monitoramento informacional, são fundamentais para o processo de I. C., têm desenvolvido métodos e técnicas cada vez mais eficientes, da mesma forma as tecnologias de informação são aprimoradas para realizarem prospecções e monitoramentos mais ágeis e eficazes.

No próximo mês, a coluna trará os métodos, as técnicas e as ferramentas que efetivamente prospectam e monitoram dados, informação e conhecimento no processo de I. C.

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1 DAVENPORT, T., PRUSAK, L. Ecologia da informação: por que só a tecnologia não basta para o sucesso na era da informação. São Paulo: Futura, 1998. 316p.