INFORMATIZAÇÃO DA BIBLIOTECA: SUGESTÕES PARA EVITAR ESTRESSE E COLESTEROL
Apesar da popularização das
tecnologias de informação e comunicação e as inúmeras opções de recursos
existentes, a informatização da biblioteca não pode ocorrer de maneira intuitiva
e assistemática. Informatizar bibliotecas é um processo cada vez mais complexo
pelas características dos serviços e a variedade das informações a serem
tratadas e dispostas para acesso e uso. Requer planejamento cuidadoso e
sistêmico. Não é possível indicar uma receita perfeita para toda e qualquer
organização em quaisquer circunstâncias; ou recomendar um “Doril” para todo
bibliotecário envolvido em processo de informatização. As dores de cabeça e os
estresses decorrentes serão distintos em
intensidade.
Ao escrever sobre
informatização de bibliotecas, releio as reflexões de Dennis Reynolds que em
meados da década de 80 enfocava a problemática da automação de bibliotecas.
Alguns de seus princípios preconizados a época continuam, ainda hoje,
pertinentes.
Em seus comentários,
destacava que o processo de informatização inicia-se a partir da percepção ou
impressões de que há problemas e a informática pode ser uma alternativa de
solução. Entretanto, não é seguro basearmos decisões gerenciais unicamente em
percepções ou impressões. Certamente, o bom senso e a experiência recomendam a
realização de diagnóstico sistematizado da situação enfrentada pela biblioteca.
Complemente-se: mesmo que ela já esteja informatizada e a intenção for migrar
para outro sistema de maior recurso; ou mesmo que o bibliotecário nela trabalhe
há muito tempo, conhecendo de cor e salteado cada livro na estante e os cacoetes
dos membros da sua equipe e de seus usuários, é importante o estudo da
situação.
A análise da realidade é
essencial por possibilitar formular, com segurança, idéias e ações a respeito de
uma nova tecnologia buscada, ou atualização de um recurso existente. Também é
importante que, com a análise, consiga-se distinguir os problemas que possam ser
solucionados com a informatização daqueles que podem ser resolvidos com a
reorganização do trabalho desempenhado pela equipe.
A análise permite justificar
o investimento a ser empregado, em uma solução tecnológica, perante aqueles que
têm a autoridade de liberar os recursos financeiros. Neste aspecto, o
bibliotecário tem que ser hábil em apresentar as razões para informatização de
maneira convincente, portanto, precisa ter argumentos. Argumentos construídos
com estudo da situação, viabilidade do processo e identificação dos objetivos a
serem alcançados. Tudo documentado, claramente.
O diagnóstico e/ou análise da
situação existente envolve a avaliação das atividades realizadas, buscando
respostas para algumas indagações do tipo:
- Quanto tempo a equipe
despende nas suas atividades?
- Quanto recurso financeiro
está sendo gasto (incluindo salários)?
- Qual o nível de controle
sobre os processos realizados?
- Como as atividades se
relacionam, uma as outras?
- Que influência tem cada
atividade na qualidade do serviço prestado ao
usuário?
As indagações devem ser
levantadas quando se considera a opção de um sistema informatizado, definindo-se
os requisitos para os mesmos. Recomenda-se considerar as áreas e as razões de
mudança onde os processos manuais ou informatizados causem acúmulos de
serviços.
Nos idos tempos do tratamento
técnico baseado na geração de fichas impressas, produzidas artesanalmente em
máquinas de datilografia, ocorriam acúmulos de materiais para guarda,
intercalação de fichas nos catálogos públicos. Caso os acúmulos fossem
permanentes, e não de natureza temporária ou eventual, era sinal de que o
sistema empregado não era eficiente ou não dava conta da quantidade de serviços
existentes.
Saliente-se, que as
atividades de tratamento técnico foram as primeiras a serem informatizadas na
biblioteca. Atualmente, muitas bibliotecas não produzem fichas impressas,
substituídas por bases de dados bibliográficas. Porém, os acúmulos podem ocorrer
do volume de registros a serem inseridos nas bases, sua consistência e compartilhados em catálogos coletivos;
integração de catálogos bibliográficos com repositórios de conteúdos digitais
(biblioteca digital de teses). Os acúmulos podem decorrer, também, dos controles
de qualidades aplicados aos processos realizados; compatibilidades de formatos
digitais e protocolos de intercâmbio. A obsolescência de hardware e software em
tratar grandes volumes de dados bibliográficos. Além de crônica falta de pessoal
qualificado. Independente da
situação vivenciada pela biblioteca (tratamento técnico, referência, circulação
e empréstimo etc.), é importante determinar as razões que geram acúmulos de
trabalho para saber como solucioná-los.
A análise de procedimentos
existe também e é útil para se formular idéias a respeito do que se deseja da
informatização. Nesta etapa é importante envolver a equipe da biblioteca,
incluindo consulta aos membros e representantes dos seus usuários. Portanto, não
é um trabalho solitário onde só o bibliotecário chefe pensa e delibera, mas uma
responsabilidade compartilhada.
No começo, o que se obtém com
a consulta é um tipo de “listas de desejos”, pouco organizada e até
contraditória. Mas são expectativas a serem tratadas com atenção, pois embora
nenhum sistema tecnológico faça tudo o que todos desejam que faça, sempre há
certo grau de “negociação de desejos” envolvidos no processo de
informatização.
Para que o processo tenha
maior objetividade, é recomendável categorizar as necessidades funcionais
determinadas, e que se espera o sistema deva ter. Pode-se dividi-las
entre:
a) Características de pouca
importância;
b) Características
essências;
c) Características intermediárias entre a e
b.
Assim organizadas, pode-se
determinar que as características do tipo (a) devem ser descartadas. As do tipo
(b) são obrigatórias e as do tipo (c) são desejáveis, mas não obrigatórias. Há
então uma redução segura na determinação dos requisitos para um sistema
procurado. Desta forma, não deve haver negociação quanto às características
obrigatórias, com o fornecedor. Se o produto apresentado não as possua sequer
deve ser considerado.
Porém, é recomendável que o
bibliotecário não desconsidere um software que não apresente todas as
características definidas como obrigatórias. Diferentes sistemas tendem a
apresentar diferentes combinações de características. Diante de tal situação
recomenda-se ponderar a importância de cada característica. Considerar todos de
igual importância não condiz com a realidade. Uma forma de ponderação pode
ser:
1) Atribuir valor às características
desejadas. Medida em relação a uma escala comum tal como 10 ou 100. O problema é
ter certeza que uma característica de valor 80 é realmente quatro vezes mais
desejável que uma característica de grau 20.
2) Agrupar características por graus gerais de
desejos. No detalhamento da avaliação das características, algumas podem emergir
como mais desejáveis seguidas de um grupo de menor grau que a anterior e de um
grupo final reunindo as características desejáveis menos importantes. Como cada
grupo tem um valor atribuído, as características assumem um peso dentro do grupo
ao qual faça parte.
Além da avaliação dos requisitos
funcionais, o bibliotecário pode estabelecer requisitos de capacidade e
desempenho do sistema (quantidade de dados manipulados, por exemplo). Uma atenção do bibliotecário é expressar
suas necessidades em termos biblioteconômicos ao invés de termos computacionais.
O fornecedor ou produtor que conhece seu produto e o mercado de informatização
de biblioteca tem que ser capaz de traduzir as necessidades bibliotecárias para
os termos computacionais.
A próxima fase depende da
situação da biblioteca quanto a sua opção. Apesar de pouco indicada, há aquelas
que optam por desenvolver um sistema com recursos próprios, existentes dentro da
organização em que está localizada. Por ter pessoal disponível para tal projeto
ou condições de contratar profissionais especializados para realizarem o
trabalho.
Outras bibliotecas (tendência
mais comum) optam por comprar sistema pronto, procedendo à avaliação das opções
existentes no mercado: software proprietário, livres de fonte aberto ou gratuito
de uso local. Neste caso, dependendo da opção no mercado haverá negociação com o
fornecedor (software proprietário) e contratação de prestadores de serviço
(software livre). Entretanto, na opção de compra requer a preparação de um
documento de especificações de sistema, relacionando as características
definidas além de outros detalhes de implantação do sistema, assunto de nosso
próximo texto.
Para uma leitura mais
detalhada sobre informatização de biblioteca
recomenda-se:
REYNOLDS, Dennis. Library automation: issues and
applications.
Há uma versão em
castelhano:
REYNOLDS, Dennis. Automatización de bibliotecas:
problemática y aplicaciones. Trad.
Enfim, para minimizar o
estresse decorrente do processo de informatização, o bibliotecário deve
estabelecer um programa de condicionamento físico biblioteconômico:
a) Efetuar mais vezes a caminhada de guarda de
material nas estantes,
b) Realizar flexões segurando enciclopédias ou
dicionários, e
c) Fazer alongamento nas estantes,
inventariando obras existentes nas prateleiras mais altas e baixas.
Para baixar o colesterol, em 12 dias, uma receita natural é suco de mamão com água de coco (metade de mamão papaia, sem casca e sementes, batido com 200ml de água de coco natural). Tomar em jejum pela manhã. Fonte: Vaz Jr., João. Projeto Renovar. Caldas Novas, Goias: do Autor, SD.