GESTÃO DA INFORMAÇÃO E DO CONHECIMENTO E A IMPORTÂNCIA DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
A estrutura organizacional é muito importante para a efetividade da gestão da informação e do conhecimento, pois é a partir dela, da estrutura, que os fluxos informacionais se desenvolvem.
Entende-se por estrutura organizacional a organização das atividades, funções e autoridades necessárias para atingir um determinado objetivo e missão.
A estrutura organizacional pode ser formal ou informal. A estrutura formal é planejada e formalmente representada por meio do organograma institucional. A estrutura informal é constituída pela rede de relacionamentos existentes no espaço corporativo e, neste caso, as lideranças têm papel fundamental, por isso, ela se desenvolve espontaneamente e é dinâmica1.
Na estrutura organizacional existem dois tipos de fluxos informacionais: fluxos formais e fluxos informais. O primeiro refere-se à informação que perpassa formalmente as diferentes unidades de trabalho como diretorias, gerências, divisões, departamentos, setores, seções etc., por meio de memorandos, atas, relatórios, planilhas, e-mails etc.; o segundo está relacionado à informação gerada/comunicada entre as pessoas, por meio das relações humanas construídas nas diferentes unidades de trabalho2.
A estrutura organizacional, portanto, influencia enormemente os fluxos informacionais, uma vez que está relacionada aos sistemas de responsabilidade, de autoridade e de comunicação. O sistema de responsabilidades refere-se à alocação de atividades inerentes de um determinado setor; o sistema de autoridade refere-se ao direito de fazer algo e pode ser formal ou informal1; e, finalmente, o sistema de comunicação é o processo pelo qual uma determinada mensagem é enviada por um emissor e recebida por um receptor.
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A gestão da informação e do conhecimento ocorre a partir dos fluxos formais e informais corporativos, de tal modo, que a primeira atividade a ser desenvolvida é o mapeamento (mapping) destes fluxos. A partir do reconhecimento destes fluxos é que o trabalho de gestão se inicia.
Os fluxos formais podem ocorrer de forma horizontal, transversal e vertical. Os fluxos informacionais horizontais são constituídos por diferentes unidades organizacionais do mesmo nível hierárquico, os fluxos informacionais transversais ocorrem por meio de diferentes unidades organizacionais de diferentes níveis hierárquicos e os fluxos informacionais verticais são construídos por meio de diferentes níveis hierárquicos de uma mesma área organizacional.
Os fluxos informais ocorrem tanto no nível estratégico e tático, quanto no nível operacional e, geralmente, ocorrem em rede, os líderes têm papel fundamental, pois são os aglutinadores e os responsáveis pela dinâmica destes fluxos.
Baseando-se nestes argumentos, pode-se determinar de que forma os fluxos informacionais tanto formais quanto informais, tecem as informações e os conhecimentos no âmbito organizacional.
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A gestão da informação e do conhecimento perpassam todo ambiente organizacional, portanto, a gestão da informação deve focar sua ação junto aos fluxos formais e a gestão do conhecimento deve focar sua ação junto aos fluxos informais no âmbito corporativo, uma vez que uma retroalimenta a outra.
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1 OLIVEIRA, D. de P. R. de. Sistemas, organização e métodos. 14.ed. São Paulo: Atlas, 2004. 493p.
2 VALENTIM, M. L. P. Inteligência competitiva em organizações: dado, informação e conhecimento. DataGramaZero, Rio de Janeiro, v.3., n.4, ago. 2002. Disponível em: <http://www.dgz.org.br/ago02/Art_02.htm>. Acesso em: 30 de ago. 2002.
3 CHOO, C. W. A organização do conhecimento: como as organizações usam a informação para criar significado, construir conhecimento e tomar decisões. São Paulo: SENAC, 2003.425p.
